La « to-do list », un outil essentiel pour atteindre vos objectifs professionnels

« Faire une to-do list est une des premières choses que j’ai apprises dans ma vie professionnelle. Cela m’a aidé à mieux m’organiser, à définir mes priorités et à mieux gérer mon temps. » Témoignage reçu.

Vous êtes salarié, entrepreneur, étudiant, en quête d’emploi ? Peu importe votre statut, vous devriez avoir une to-do list.

La to-do list ou liste de tâches est un document dans lequel on énumère les choses à faire dans une journée, une semaine ou un mois. Cette liste peut être ordonnée en fonction des urgences et priorités, ou pas.

Cela peut sembler banal comme outil d’aide à la planification, mais ce document est essentiel pour plusieurs raisons.

• La to-do list vous permet de vous rappeler facilement de toutes les tâches que vous avez à faire : il est facile d’oublier certaines activités à cause des urgences, du nombre élevé de tâches à faire, ou juste parce qu’on est humain. Votre patron vous demande de rédiger un rapport, vous devez appeler un client, envoyer des dossiers de demande d’emploi, acheter un livre, envoyer une demande de bourse, notez toutes ces tâches sur votre to-do list professionnelle. Idéalement, il faudrait préciser la deadline de chaque tâche, en rajoutant une mention « à faire avant le JJ/MM/AA », pour éviter de rater certaines occasions, notamment en raison de retards dans l’envoi de vos dossiers.

• Elle vous aide à gérer votre temps de façon efficace : parmi les dizaines de choses que vous devez faire, il y en a qui sont plus importantes et qui ont plus de valeur ajoutée que d’autres. En ayant une to-do list, vous pouvez au début de chaque journée définir clairement les tâches importantes que vous devez faire, celles que vous pouvez laisser pour le lendemain ou la semaine suivante.

• Elle vous libère l’esprit et vous permet d’être plus zen : vous n’avez plus à garder en tête les dizaines de choses que vous devez faire, avec en plus, la peur d’en oublier. Vous aurez ainsi moins de pression sur vous, moins de stress…et on ne demande que ça :).

• Elle vous aide à garder des traces de tout ce que vous avez accompli : la to-do list vous aide à vous rappeler de tout ce que vous avez fait dans le passé et cela vous aidera à :
  • alimenter et mettre à jour votre CV ;
  • vous motiver en regardant tout ce que vous avez accompli au cours de la semaine ou du mois passé ;
  • ajuster votre planning si vous constatez, par exemple, que vous avez passé toute une semaine sans faire une seule tâche devant vous aider à réaliser votre projet principal ;
  • réaliser plus rapidement et plus facilement certains travaux. Si vous devez organiser une conférence, vous pouvez aller jeter un coup d’œil sur vos anciennes to-do list pour voir toutes les tâches que vous avez dû faire pour organiser une précédente rencontre.

La to-do list a donc beaucoup d’avantages, et en plus, elle est simple à faire. Il suffit de lister les tâches que vous avez à faire dans une journée ou une semaine (selon que vous souhaitez établir une to-do list journalière ou hebdomadaire) :

• dans un carnet de notes ;
• dans un document word ou un fichier excel sur votre ordinateur ;
• dans un mémo sur votre téléphone portable ;
• etc.

Des outils aidant à établir les to-do list sont également disponibles en ligne. Choisissez le support qui vous semble le plus adapté et le plus facilement accessible. Vous aurez à modifier assez souvent votre to-do list, car il faudra rajouter les nouvelles tâches que vous avez à faire et mettre une annotation sur celles que vous avez déjà réalisées. Certaines personnes suppriment ou barrent les tâches déjà réalisées, mais nous vous conseillons plutôt de mettre une annotation « Fait » ou « Ok » à côté de ces tâches pour pouvoir garder les traces de ce que vous avez fait. Vous pouvez également créer un dossier pour enregistrer les tâches réalisées, si vous faites votre to-do list sur votre ordinateur.

Alors, n’attendez-plus, faites votre to-do list et habituez-vous à toujours en avoir une.

Vous voulez partager un témoignage spécifique lié à votre vie professionnelle avec nous, poser des questions ou faire des suggestions ? Nous serions heureux de vous lire. Ecrivez-nous sur sprofessionalexperiences@gmail.com.

Stéphanie S.M.